Projektmanagement ist laut Definition eigentlich ganz einfach. Denn es geht darum, ein vorab definiertes Ziel zu erreichen. Meistens im Team. Möglichst zu einem festgelegten Termin und im Rahmen der vorab kalkulierten Kosten. Im Idealfall mit intaktem Nervenkostüm. Und am Ende stimmt die Qualität des Produkts oder der Dienstleistung. In der Praxis gestaltet sich das oft anders: Meilensteine werden im Projektplan nicht richtig gesetzt und Fälligkeitstermine verschoben, (gesetzliche) Anforderungen ändern sich und nicht standardisierte Methoden und Praktiken torpedieren den Projekterfolg. Auf den IT-Bereich bezogen heißt das laut der CHAOS-Studie: Etwa 70 Prozent der durchgeführten Projekte erreichen nicht das gewünschte Ergebnis.

Projektmanagement im Spannungsfeld von klassisch und agil

Schaut man in Unternehmen, wird in Sachen Projektmanagement eines deutlich: Oft stehen sich zwei Welten gegenüber – auf der einen Seite das klassische und auf der anderen Seite das agile Projektmanagement. Ersteres steht in seiner Gesamtheit unterschiedlicher Methoden – beispielsweise Wasserfallmodell, V-Modell, Simultaneous Engineering, Meilensteinmodell – für einen akribischen Plan: Am Anfang wird ein Endzustand definiert. Prozesse, Kosten, Termine mit Pufferzeiten und personelle Ressourcen bauen in der Planung darauf auf, Änderungen werden möglichst vermieden. Klingt stringent, beinhaltet aber von Anfang an eine gewisse Planungsunschärfe, die im weiteren Verlauf gewöhnlich zunimmt.

Im Gegensatz dazu wird beim agilen Projektmanagement zu Beginn eine Vision und eine darauf aufbauende Prioritätenliste mit allen Wünschen und Anforderungen erstellt, die jederzeit angepasst werden kann. Kennzeichnend sind darüber hinaus die frühe Einbindung aller Entscheider und Projektbeteiligten, Teamarbeit mit hoher Eigenverantwortung aller Mitarbeiter, kurze Feedback-Schleifen, Planungs- und Umsetzungsphasen sowie die kontinuierliche Evaluierung und Anpassung der zu erledigenden Aufgaben. Dieses Vorgehen ermöglicht, Abweichungen rechtzeitig zu erkennen und bei Bedarf schnell gegenzusteuern – was den dynamischen Bedingungen der heutigen Arbeitswelt entspricht. Bekannte Methoden sind Scrum, Kanban, Design Thinking und Spotify.

Hybrides Management schafft eine Brücke zwischen den Ansätzen

Sind damit Modelle des traditionellen Projektmanagements out und agiles Agieren ist das Nonplusultra? Keineswegs! Denn in der Realität haben beide Methoden ihre Daseinsberechtigung. Die Brücke zwischen beiden Ansätzen schafft das hybride Projektmanagement, indem es die Stärken des einen mit dem anderen verbindet. Und wenn wir ehrlich sind: Jeder von uns handelt letztlich „hybrid“, kein Projekt ist zu 100 Prozent klassisch von A bis Z durchgeplant oder agil.

Hybrid bedeutet beispielsweise, dass man sich in klassischen Projekten mehr abstimmt, regelmäßige Feedback-Gespräche durchführt und kontinuierlich hinterfragt, was gut läuft, was gelernt wurde, wo Optimierungspotenziale im Ablauf bestehen. Im Rahmen agiler Projekte können Scrum Master Projektleiter sein oder die Projektplanung kann mit den Sprintlängen synchronisiert werden. Das bedeutet letzten Endes: Für jedes Projekt muss im Vorfeld der beste Weg gefunden und verfolgt werden, um das gewünschte Ergebnis ohne Reibungsverluste zu erzielen.